Mitä verkkosivut maksavat? Näin arvioit hinnan ja kokonaiskustannuksen

Laajuus määräytyy tehtävien mukaan

Sivujen määrä on osa laskelmaa, mutta ei kerro kaikkea. Kymmenen samalla rakenteella toteutettua sivua voi vaatia vähemmän kehitystyötä kuin yksi sivu, jossa on varaus, maksu ja yhteys asiakasjärjestelmään. Kysy, mitä osia voidaan hyödyntää uudelleen ja mitä pitää vielä määritellä tai rakentaa erikseen.

Myös sisältö vaikuttaa työn määrään. Siirretäänkö olemassa olevat tekstit, kirjoitetaanko ne uudelleen vai tehdäänkö ne alusta asti? Tarvitaanko uusia kuvia? Kuka varmistaa tuotetietojen laadun? Selvitä tämä ennen loppusummien vertailua ja huomioi myös aika, joka yrityksen on itse käytettävä.

Lähetä sama tarjouspyyntö kaikille

Yksinkertainen tarvemäärittely tekee hinnoista vertailukelpoisempia. Kuvaa tavoitteet, tärkeimmät käyttäjätehtävät, sivutyypit, sisällön vastuut ja järjestelmät, joihin on liityttävä. Kerro myös, mitä haluatte pystyä muuttamaan itse. Jos ette ole varmoja ratkaisusta, pyytäkää toimittajaa erottamaan välttämätön työ valinnaisista lisistä.

Pyydä näkyviin hinnan taustalla olevat oletukset. Tarjous voi perustua siihen, että tekstit ovat valmiina, päätöksentekijä on yksi ja kierroksia on rajallinen määrä. Toinen tarjous voi sisältää haastattelut, tekstintuotannon ja useampia tarkennuspalavereja. Ero voi olla perusteltu, mutta sen on oltava näkyvä.

• Mitkä sivut ja toiminnot sisältyvät julkaisuun?
• Mitä meidän on toimitettava ja mihin päivään mennessä?
• Mitä tilauksia tai kolmansien osapuolten kustannuksia tulee lisäksi?
• Miten muutokset hinnoitellaan hyväksytyn laajuuden jälkeen?
• Sisältyvätkö koulutus, dokumentaatio ja tuki julkaisun yhteydessä?

Laske kokonaiskustannus kolmelle vuodelle

Valitse vertailujakso ja laske yhteen perustaminen, kiinteät ylläpitokustannukset, lisenssit, sovittu ylläpito ja odotettu jatkokehitys. Huomioi myös sisäiset työtunnit, jos vaihtoehdot vaativat henkilöstöltä eri määrän työtä. Pidä arvonlisävero ja mahdolliset transaktiokulut vertailussa selkeästi erillään.

Alla oleva laskentaesimerkki perustuu siihen, että kaksi vaihtoehtoa kattavat saman tarpeen ja että kuukausihinta pysyy muuttumattomana 36 kuukauden ajan. Kaikki summat ovat ilman arvonlisäveroa. Laskelma ei ole tarjous, Media Accessin hinta-arvio tai ennuste.

Tarkista, mitä laskelma ei kerro

Esimerkki näyttää, miksi alhainen aloitushinta ei ratkaise kokonaisuutta. Se ei kerro, kumpi vaihtoehto tarjoaa paremman arvon. Jos toinen sopimus sisältää sisällöntuotantoa, virhekorjauksia tai useampia päivityksiä, tämä on tuotava esiin ennen johtopäätösten tekemistä. Pyydä toimittajia hinnoittelemaan puuttuva osa tai kuvaamaan vastuu, joka jää teille.

Tee myös yksinkertainen herkkyysarvio: mitä tapahtuu, jos joudutte lisäämään palvelusivun joka kuukausi, vaihtamaan CRM:n tai kääntämään sivuston ensi vuonna? Kaikkea ei tarvitse tilata nyt. Teidän pitää tietää, miten tällaiset muutokset hoidetaan ja antaako ratkaisu kohtuullisen liikkumavaran.

Vertaa sopimuskauden pituutta ja sopimuksen päättämistä. Kuukausihinta voi olla maksu ylläpidosta, perustamisen rahoituksesta tai näiden yhdistelmästä. Sopimuksessa pitäisi lukea, mitä teillä on oikeus säilyttää ja siirtää, kun sopimus päättyy.

Varaa rahaa siirtymään ja laatuun

Kun olemassa oleva verkkosivusto korvataan, tärkeät vanhat verkko-osoitteet kannattaa kartoittaa ja yhdistää uusiin osoitteisiin tarvittaessa. Google kuvaa URL-kartoituksen ja uudelleenohjaukset verkkosivuston siirron osiksi. Kysy siksi, kuka tekee tämän työn ja miten se tarkistetaan.

Saavutettavuuden tulisi myös sisältyä projektiin. W3C suosittelee suunnittelua, selkeää vastuunjakoa ja jatkuvaa arviointia koko tuotannon ajan. Pyytäkää, että sopimuksessa kuvataan, mitä tutkitaan ja miten havainnot korjataan, sen sijaan että tyydytte yleiseen laatulupaukseen.

Sisällytä julkaisuun liittyvään tarkistukseen yhteydenottolomakkeen, mahdollisten ostojen, mittauksen ja integraatioiden testaus. Valmiin sivuston on toimittava todellisten vastaanottajien ja järjestelmien kanssa. Tarkistuksen tulisi olla nimetty toimitus vastuuhenkilöineen, ei asia, jonka huomaatte vasta julkaisun jälkeen.

Valitkaa laajuus, jonka oikeasti tarvitsette

Jaa projekti ensimmäiseen versioon ja myöhempiin parannuksiin. Ensimmäisen version tulisi hoitaa tärkeimmät käyttäjätehtävät hyvin ja antaa teille perusta jatkotyölle. Tämä voi tehdä investoinnista hallittavamman, kunhan siirretyt tarpeet eivät tee ensimmäisestä versiosta käyttökelvotonta.

Kirjoita ennen tarjouksen hyväksymistä ylös kolme asiaa: mitä toimitetaan, mitä kokonaishinta kattaa ja mitä tapahtuu julkaisun jälkeen. Jos jokin on edelleen epäselvää, pyydä kirjallinen täsmennys. Hyvä verkkosivutarjous tekee sekä maksujen että niihin liittyvien vastuiden ymmärtämisestä helppoa.